STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGELOLAAN ANGGARAN

1. Nota Dinas Pencairan Anggaran yang diajukan telah dilengkapi dokumen pelaksanaan kegiatan kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) oleh Kepala Bagian/Koordinator Bagian/Kepala Subbagian/Sub Koordinator/Kepala Unit yang ditembuskan kepada KPA;
2. PPK memberikan disposisi atas Nota Dinas pencairan anggaran kepada Bendahara Pengeluaran dan Staf Pengelola Keuangan untuk dilakukan proses lebih lanjut, antara lain:
   • Penerbitan Surat Perintah Bayar (SPBy) untuk dilakukan pembayaran melalui mekanisme Uang Persediaan (UP)/ Tambahan Uang Persediaan (TUP) dengan memperhatikan ketersediaan dana UP/TUP;
   • Penerbitan Surat Perintah Pembayaran (SPP) dan kelengkapannya untuk dilakukan pengajuan pembayaran melalui mekanisme Langsung (LS);
   • Kelengkapan dokumen LS sebagaimana dimaksud pada huruf b, disampaikan kepada Sub Bagian Keuangan dan Aset untuk dilakukan proses verifikasi, permohonan Surat Perintah Membayar (SPM) kepada KPA, dan penerbitan SPM Langsung (LS) untuk diajukan ke KPPN; dan
   • Transfer dana atas SPM LS dari Bendahara Umum Negara (BUN) kepada Bendahara Pengeluaran akan diteruskan pembayaran kepada yang berhak.
3. Mekanisme Pembayaran dilakukan melalui:
   • Uang Persediaan (UP)
     • Kriteria pembayaran melalui mekanisme UP diatur sebagai berikut:
       • Pembayaran kepada 1 (satu) penerima/penyedia barang dan jasa dengan nilai setinggi-tingginya Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah), dikecualikan untuk pembayaran perjalanan dinas dan honorarium.
       • Dipergunakan untuk membiayai Belanja Barang dan Belanja Modal.
       • Proses Ganti Uang Persediaan (GUP)/revolving wajib dilakukan minimal 1 (satu) kali setiap bulan dengan minimal penggunaan UP sebesar 50% dari total UP yang dikelola masing-masing PPK dan BPP.
       • Pembayaran dilakukan oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) setelah diterbitkan Surat Perintah Bayar (SPBy) oleh PPK.
     • Dalam hal UP digunakan untuk Uang Muka Kerja, SPBy disertai dengan:
       • Rencana pelaksanaan dan pertanggungjawaban kegiatan/pembayaran;
       • Rincian kebutuhan dana;
       • Dipertanggungjawabkan kepada BPP dengan disertai bukti pertanggungjawaban yang sah paling lama 5 (lima) hari kerja; dan
       • Dalam hal sampai batas paling lama 5 (lima) hari kerja, penerima uang muka kerja belum menyampaikan bukti pengeluaran yang sah, BPP menyampaikan permintaan tertulis agar penerima uang muka kerja segera mempertanggungjawabkan uang muka kerja, dengan tembusan kepada PPK.
       • UP Tunai IPDN Kampus Kalimantan Barat pada Tahun Anggaran 2023 sebesar Rp300.000.000,00.
   • Tambahan Uang Persediaan (TUP)
     • Dipergunakan dalam hal UP pada Bendahara Pengeluaran tidak cukup tersedia untuk membiayai pengeluaran yang sifatnya mendesak/tidak dapat ditunda; dan
     • Wajib dipertanggungjawabkan sampai dengan SP2D PTUP terbit maksimal 1 (satu) bulan sejak SP2D/dana TUP terbit.
   • Langsung (LS)
     • LS Bendahara Pengeluaran dapat digunakan untuk pembayaran honorarium dan Perjalanan Dinas tanpa nilai minimal untuk 1 (satu) SPP/SPM; dan
     • LS Pihak Ketiga digunakan untuk pembayaran tagihan kepada pihak ketiga dan apabilai nilainya diatas 50 Juta, didahului pendaftaran data kontrak (antara lain nomor/tanggal kontrak, nama rekanan, nilai kontrak, jangka waktu dan jadwal pembayaran) beserta data supplier (antara lain nama, NPWP, dan nomor rekening) ke KPPN paling lambat 5 (lima) hari setelah kontrak ditandatangani serta pengajuan SPM ke KPPN paling lambat 17 hari kerja setelah BAST.
4. Pelaksanaan kegiatan dan penggunaan anggaran pada DIPA yang mengakibatkan belanja negara dilakukan melalui pembuatan komitmen yang merupakan dasar timbulnya hak tagih kepada negara, berupa:
   • Penetapan Keputusan oleh Pejabat yang berwenang (pejabat pembina kepegawaian, KPA, PPK atau pejabat berwenang sesuai dengan peraturan perundang-undangan), berupa:
     • Surat Keputusan;
     • Surat Perintah;
     • Surat Tugas;
     • Surat Keterangan; dan/atau
     • Surat Perjalanan Dinas.
   • Kontrak untuk Pengadaan Barang/Jasa, berupa:
     • Bukti Pembelian/Pembayaran, dengan kriteria:
       • Diterbitkan oleh penyedia; dan
       • Paling sedikit memuat tanggal pembelian/pembayaran, nama penyedia, uraian barang/jasa yang dibeli/dibayar, kuantitas barang/jasa yang dibeli/dibayar, dan jumlah pembayaran.
     • Kuitansi, dengan kriteria:
       • Diterbitkan dan ditandatangani paling kurang oleh PPK dan Penyedia;
       • Paling sedikit memuat tanggal pembelian/pembayaran, nama penyedia, uraian barang/jasa yang dibeli/dibayar, kuantitas barang/jasa yang dibeli/dibayar, dan jumlah pembayaran; dan
       • Diterbitkan sebagai pengganti bukti pembayaran dalam hal penyedia tidak menerbitkan Bukti Pembelian dan/atau Bukti Pembayaran tidak memenuhi persyaratan.
     • Surat Perintah Kerja (SPK), dengan kriteria:
       • Diterbitkan dan ditandatangani paling kurang oleh PPK dan Penyedia;
       • Berisi kesepakatan para pihak mengenai pekerjaan; dan
       • Paling sedikit memuat nama dan kode Satker, nomor dan tanggal surat, nama PPK, uraian barang/jasa, nama penyedia, hak dan kewajiban para pihak, jangka waktu pelaksanaan pekerjaan, nilai kontrak.
     • Surat/Bukti Pesanan, dengan kriteria:
       • Dibuat oleh PPK;
       • Ditujukan kepada penyedia barang/jasa dengan tujuan untuk memesan barang/jasa melalui e-purchasing sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
       • Paling sedikit memuat nama Pemesan, nama Penyedia, Barang/Jasa yang dipesan, spesifikasi teknis barang, dan jumlah pembayaran; dan
       • Penggunaan surat/bukti pesanan untuk pengadaan barang/jasa dapat ditindaklanjuti dengan surat perintah kerja atau surat perjanjian sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
     • Ketentuan mengenai batasan nominal pembayaran komitmen melalui kontrak berpedoman pada peraturan perundang-undangan yang mengatur pengadaan barang/jasapemerintah.
5. Tanggung Jawab Pengelolaan Keuangan
   • KPA, bertanggungjawab secara:
     • Formil, tanggung jawab atas pelaksanaan tugas dan wewenang KPA; dan
     • Materil, tanggung jawab atas penggunaan anggaran dan keluaran yang dihasilkan atas beban anggaran negara.
   • PPK, bertanggung jawab terhadap:
     • Kebenaran materiil dan akibat dari penggunaan bukti hak tagih;
     • Kebenaran data supplier dan data kontrak;
     • Keseseusaian barang/jasa dengan spesifikasi teknis; dan
     • Penyelesaian pengujian tagihan dan penerbitan SPP tepat waktu.
   • PPSPM, bertanggung jawab terhadap:
     • Kebenaran administrasi, kelengkapan administrasi, dan keabsahan administrasi dokumen hak tagih yangmenjadi dasar penerbitan SPM;
     • Kebenaran dan keabsahan atas SPM;
     • Akibat yang timbul dari pengujian SPP dan/atau penerbitan SPM; dan
     • Ketepatan waktu penerbitan SPM dan penyampaian SPM kepada KPPN.
   • BP/BPP, bertanggung jawab secara pribadi atas seluruh uang/surat berharga yang dikelolanya dalam rangka pelaksanaan APBN.
   • Pelaksana Perjalanan Dinas, bertanggung jawab secara formal dan materil serta akibat yang timbul atas penyampaian dokumen pertanggungjawaban pelaksanaan perjalanan dinas.
6. Kelengkapan pengajuan pertanggungjawaban yaitu:
   • Mekanisme Uang Persediaan (UP) Tunai;
     • 1).  Nota Dinas Permintaan pencairan kegiatan kepada PPK beserta RAB;
     • 2).  SPTJM;
     • 3).  SPTJB;
     • 4).  Kuitansi;
     • 5).  Undangan Rapat;
     • 6).  Notulen Rapat; dan
     • 7). Daftar Hadir Peserta dan Narasumber Rapat.
   • Mekanisme UP Kartu Kredit Pemerintah (KKP);
     • Nota Dinas Permintaan pencairan kegiatan kepada PPK beserta RAB;
     • Surat Tugas;
     • Bukti Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas; dan
     • Kuitansi.
   • Mekanisme Tambahan Uang Persediaan (TUP);
     • Surat Pernyataan;
     • Permohonan Tambahan Uang Persediaan;
     • Kerangka Acuan Kegiatan (KAK); dan
     • Rincian Rencana Penggunaan Dana TUP;
   • Mekanisme Langsung (LS) Perjalanan Dinas/Lembur;
     • Nota Dinas Permintaan Pencairan Kegiatan kepada PPK dan sudah di disposisi oleh PPK beserta lampiran Rincian Anggaran Belanja;
     • Surat Tugas/Surat Keputusan KPA/Surat Perintah Kerja Lembur yang telah ditandatangani oleh pejabat berwenang;
     • SPPD yang sudah di tandatangani oleh PPK;
     • Daftar Norminatif yang ditandatangani PPK; dan
     • Bukti Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas/Lembur.
   • Mekanisme Langsung (LS) Pengadaan Barang dan Jasa;
     • Nota Dinas Permintaan Pencairan Kegiatan kepada PPK dan sudah di disposisi oleh PPK beserta lampiran Rincian Anggaran Belanja;
     • Kuitansi;
     • Surat Perjanjian Kontrak (SPK);
     • Berita Acara Serah Terima (BAST);
     • Rekening Koran dan NPWP Pihak Ketiga; dan
     • Faktur Pajak dan Faktur Barang Pengadaan Barang.
7. PPK dibantu oleh Koordinator Bagian/Kepala Unit/Kepala Sub Bagian/Sub Koordinator melakukan monitoring penyelesaian dan pertanggungjawaban atas bukti mengenai hak tagih/kuitansi kepada negara serta melaporkan kepada KPA setiap bulan dalam bentuk Nota Dinas.