SOP AUDIT MUTU INTERNAL

Tujuan  :

1. Menjamin kepatuhan terhadap kebijakan mutu, peraturan, manual mutu dan SOP kegiatan;
2. Kepastian kompetensi lulusan sesuai dengan ketetapan setiap program studi dan pendukung kegiatan terpenuhi sesuai standart minimal;
3. Relevansi program penyelenggaraan pendidikan dengan tuntutan kebutuhan masyarakat, pemerintah pusat dan pemerintah daerah, serta stakeholders lainnya.

Ruang Lingkup  :

1. Perencanaan
2. Pelaksanaan
3. Tindak lanjut

Defenisi

1. Auditor adalah orang yang melakukan kegiatan audit.
2. Auditee adalah orang atau pihak yang di audit.
3. Kriteria audit adalah set kebijakan, prosedur, atau persyaratan yang dipakai sebagai rujukan.
4. Bukti audit adalah rekaman/arsip penyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi.
5. Temuan audit adalah hasil penilaian bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit.
6. Tindakan koreksi adalah segala tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan.
7. Verifikasi adalah penegasan, melalui penyediaan bukti obyektif bahwa persyaratan yang ditentukan telah dipenuhi.

Pengguna   :

1. Gugus kendali Mutu
2. Auditor
3. Bagian / Unit Terkait

Dasar Hukum  :

1. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2014 Tentang Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi.
2. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 62 Tahun 2016 Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi
3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 42 Tahun 2018 tentang Statuta Institut Pemerintahan Dalam Negeri
4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 43 Tahun 2018 tentang Pedoman Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Dalam Negeri
5. Peraturan Rektor Institut Pemerintahan Dalam Negeri Nomor 9 Tahun 2018 Tentang Uraian Tugas dan Tata Kerja Satuan Kerja di Lingkungan Institut Pemerintahan Dalam Negeri;
6. Peraturan Rektor IPDN Nomor 4 Tahun 2019 Tentang Standart Mutu Penyelenggaraan Pendidikan di Lingkungan IPDN.

Persyaratan  :

1. Audit Mutu Internal diselenggarakan minimal 2 (dua) kali tiap tahun, atau karena kondisi dan kebutuhan organisasi.
2. Frekuensi pelaksanaan audit mutu internal ditentukan berdasarkan pertimbangan-pertimbangan sebagai berikut :
   • Tingginya atau kecenderungan meningkatnya ketidaksesuaian.
   • Perubahan yang signifikan dalam manajeman, organisasi, kebijakan, atau teknik yang dapat mempengaruhi sasaran mutu.
   • Hasil pelaksanaan Audit Mutu Internal sebelumnya.
3. Pemilihan Auditor dan pelaksana audit harus memperhatikan obyektivitas dan independensi (tidak menjadi bagian dari unit kerja yang diaudit).
4. Kriteria temuan Audit Mutu Internal terdiri dari :
   • Ketidaksesuain, yaitu tidak terpenuhinya prosedur atau peraturan lain yang telah ditetapkan.
   • Remarks (saran perbaikan) yaitu saran yang diberikan Auditor kepada Audittee untuk memperbaiki proses, sarana, maupun sumber daya manusia, yang bertujuan untuk peningkatan kinerja.

Prosedur  :

1. Direktur dan Pengendalian Mutu menentukan jenis kegiatan yang akan diaudit bersama indikator-indikator yang akan digunakan.
   1. Menyusun instrumen audit.
   2. Mengajukan nama-nama Auditor kepada Direktur untuk diterbitkan Surat Keputusan Auditor Internal Mutu.
   3. Pengendalian mutu dan Tim Audit menyusun jadwal pelaksanaan audit
   4. Kesimpulan hasil audit mencakup keterangan telah memenuhi standart yang telah ditetapkan.
   5. Hasil Audit disampikan kepada Direktur dan Gugus Kendali Mutu untuk pengolahan data dan pembuatan laporan lanjutan kepada Rektor IPDN jika diperlukan.
   6.  Menyerahkan laporan audit kepada Direktur untuk dibawa ke dalam Rapat Tinjauan Mutu atau Rapat Tinjauan Manajemen.